공문서는 행정 업무처리를 위해 대내외적으로 발송, 수신하는 공식적인 문서이기 때문에 형식적인 부분도 중요합니다. 경력이 짧은 신규공무원의 경우 공문서 작성이 어려울 수 있는데요. 오늘은 신규공무원을 위한 공문서 작성 방법을 알아보도록 하겠습니다.
공문서 작성 방법
1. 항목의 표시
문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순러대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, ―, ˙ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있습니다.
▼ 항목 순서
1 → 가 → 1) → 가) → (1) → (가) → ① → ㉮ 순서입니다. "가", "가)", "(가), "㉮" 의 경우 하, 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거, 거), (거) 순서로 표시합니다.
공문서 항목의 표시
2. 표시위치 및 띄우기
가. 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작합니다.
나. 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작합니다.
다. 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬을 합니다. shift + Tab키를 사용하면 됩니다.
라. 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄웁니다.
마. 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않습니다.
※ 1타(∨ 표시)는 영문 1자, 숫자 1자, 2타(∨∨ 표시)는 한글 1자에 해당합니다.
공문서 항목기호 표시위치 및 띄우기
바. 하나의 본문아래 항목을 구분하는 경우
하나의 본문에 이어서 항목이 나오는 경우 항목의 순서 및 띄어쓰기 방법입니다.
1) 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 등 부터 시작을 합니다.
2) 첫째 항목은 왼쪽 한계선에서 시작을 합니다.
공문서 하나의 본문아래 항목구분하는 경우
3. 날짜, 시간, 금액의 표시
가. 날찌는 연, 월, 일 생략 후 그 자리에 마침표를 찍어 표시합니다.
날짜의 표시 방법
나. 시간은 24시각제에 따라 쌍점(:)을 사용하여 숫자료 표기합니다. 시, 분의 글자는 생략합니다.
시간의 표시 방법
다. 금액은 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재합니다.
금액의 표시 방법
4. 첨부물(붙임)의 표시
가. 본문이 끝난 다음에 붙임을 표시합니다.
나. 첨부물이 2개 이상일 때 1, 2, 3 등 숫자로 항목을 구분하여 표시합니다.
다. "붙임"의 글자를 "붙 임" 등으로 띄어 쓰거나 붙임 뒤에 쌍점(:)을 찍지 않습니다.
첨부물, 붙임의 표시 방법
5. 문서의 "끝" 표시
가. 본문 내용이 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 "끝" 표시를 합니다.
문서의 "끝" 표시
나. 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 "끝" 표시를 합니다.
첨부물 있는 문서의 경우
다. 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자(2타) 띄우고 "끝" 표시를 합니다.
본문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우
라. 본문이 표로 끝나는 경우, 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자(2타) 띄우고 "끝"자를 표시합니다.
본문이 표로 끝나는 경우
마. 표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우, 기재사항의 마지막 다음 줄에 "이하 빈칸"이라고 표시합니다.
표의 중간에서 끝나는 경우
공문서 작성 시 도움이 되길 바랍니다.
